يلجأ العديد من المستخدمين لإستخدام برامج خارجية لحماية وقفل مستندات أوفيس بكلمات مرور , دون معرفة أن أوفيس يتيح لهم هذه الميزة أثناء الحفظ.

لقفل أي مستند بكلمة مرور أو لمنع تعديل أي مستند إلا بكلمة مرور, ندخل إلى النافذة المخصصة لحفظ المستندات الموجودة في قاءمة ملف ثم نختار حفظ أو حفظ بإسم في أسفل النافذة نجد قاءمة منسدلة نضغط عليها ونختار "خيارات عامة" GENERAL OPTIONS لتفتح لنا نافذة نضع فيها كلمة مرور خاصة بفتح المستند أو كلمة مرور للتعديل على مستند .